HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN PARA EMPRENDEDORAS DISPERSAS
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Herramientas de planificación para emprendedoras dispersas
Las personas multipotenciales tendemos a ser muy dispersas. Una versión de Doris en la vida real, básicamente. De ahí que sea tan necesario contar con varias herramientas de planificación para emprendedoras dispersas.
Para mí esto nunca ha supuesto ningún gran problema ya que soy capaz de no aburrirme jamás gracias a que, hasta el vuelo de una mosca atrapa mi atención. Pero la mezcla entre ser dispersa y emprender puede ser caótica y en el peor de los casos, incluso explosiva. De ahí que este año esté intentando estabilizarme en este aspecto de mi vida. Las herramientas de planificación para emprendedoras dispersas que estoy utilizando son las siguientes:
La caja de Eisenhower. Este método se basa en la toma de decisiones rápida y en el establecimiento de prioridades. Como todos los grandes inventos de la historia, parece algo muy evidente y de sentido común pero apenas lo aplicamos en nuestro día a día y hacerlo te va a llevar a ser mucho más eficiente. En mi caso al menos, está funcionando. A lo largo del día -y más en este mundo frenético en el que vivimos-, mientras trabajamos nos llegan infinidad de tareas: llamadas de teléfono, terminar un documento para antes de mañana, hacer recados, contestar emails...
Rellenando esta matriz, aprenderás a priorizar las tareas y mejorarás exponencialmente tu productividad. Antes de ponerte a ello, te recomiendo que hagas una lista con todas las tareas que tienes pendientes por hacer. Déjala cerca de tu mesa de trabajo para ir apuntando aquellas que se te ocurran de repente. Cuando ya tengas varias, piensa en el nivel de prioridad que tienen cada una de ellas para así colocarlas en el cuadrante que les corresponde.
Los cuadrantes se dividen en:
Ejecutar ya: tareas de prioridad alta que deben llevarse a cabo con la mayor urgencia posible. Son muy importantes y urgentes. Por ejemplo, en mi caso si he hecho una sesión de fotos y les prometí a los clientes que para hoy estarían las fotos, debo editarlas hoy sin falta para cumplir con mi compromiso.
Delegar: tareas que son urgentes pero que no son importantes. Su prioridad es alta pero no tanto como para centrarse sólo en ellas. Las asocio con recados que no requieren que yo las lleve a cabo y que en caso de que pudiese, las delegaría. Por ejemplo: contestar emails, comprar el pan, mandar un pedido por correo...
Archivar: Ni son urgentes, ni importantes. Son las que tienen el mínimo nivel de prioridad y apenas influyen para que cumpla con los objetivos que me he planteado. En ella suelo apuntar ideas de proyecto que me gustaría llevar a cabo en el futuro como por ejemplo, realizar una exposición de fotos.
Planificar: Son muy importantes pero no conllevan urgencia. Su prioridad es alta aunque debo cumplir con ellas más a largo plazo. Aquí van las tareas que tengo que cumplir pero que no sería capaz de hacerlas en un periodo de tiempo corto. Debo tenerlas siempre presentes e ir haciéndolas poco a poco. En mi caso, podría apuntar "escribir un libro" y debería planificármela sacando una hora al día para ir completándola. Son las tareas que requieren de constancia para finalizarlas.
Por si os sirve, yo lo que hago una vez he terminado de rellenar toda la caja de Eisenhower es que las organizo en una pizarra semanal que tengo. El truco para mantenerme productiva está en cambiar de tareas cada dos horas. Por ejemplo, el lunes le puedo dedicar dos horas a escribir un post. Luego dos horas a editar una sesión. Y así, sucesivamente.
Primero iré plasmando en mi pizarra todas las tareas urgentes que además son las más agradecidas porque no suelen conllevar mucho tiempo llevarlas a cabo, y cuando las terminas te sientes muy crack. ¿A que ir tachando tareas de la lista es una de las cosas más gustosas del mundo?
Además, intentaré establecer pequeños hábitos para ir completando las tareas que no son urgentes pero sí importantes. Si quiero escribir un libro, me voy a obligar a rellenar hojas para darle forma, un rato un par de días a la semana. Así iré avanzando casi sin darme cuenta y sin frustrarme.
Intenta pensar en cuándo eres más productiva y ponte las tareas que exigen mayor concentración a esas horas del día. Yo por ejemplo, tengo mucha energía mental por las mañanas así que la aprovecho para escribir artículos, editar fotos, desarrollar mis cursos de fotografía online y otras tareas complicadas. Mientras que hacia la una del mediodía, cuando me empieza a entrar el hambre y mi cerebro necesita parar, suelo dedicarle un rato a contestar emails, actualizar redes sociales...
Mi consejo es que os vayáis adaptando a este método de organización poco a poco, cuesta mucho crear nuevos hábitos y hay que tener paciencia. Si un día no cumplís con nada de lo que teníais pensado, no os juzguéis. Lo importante es poner buena actitud e ir mejorando paulatinamente.
Lo mejor de este método es que al final del día sientes que has llevado a cabo muchísimas tareas. Desde que lo pongo en práctica, siento que tengo la cabeza mejor amueblada y sé en qué situación laboral me encuentro y lo más importante de todo: hacia dónde me dirijo.